Діловий протокол. Як досягти успіху в бізнес перемовинах з партнерами-іноземцями

У сучасному світі діловій людині слід знати основні правила протоколу – найвищого рівня  ділового етикету. Грамотний професіонал одразу зрозуміє, знаєте ви правила гри чи ні.

Французький дипломат Ж. Камбон зазначає: Правила протоколу в наш час видаються дещо старомодними, але не дотримуватися їх так само нерозумно, як і не знімати капелюха, заходячи до церкви, або взуття при вході в мечеть.

Сьогодні не секрет, що знання гарних манер приносить великі прибутки. Бізнес здійснюється не тільки на економічній арені, але і в етичній сфері. Дотримання правил ділового протоколу та етикету є необхідним елементом професіоналізму. Так, за результатами статистичних досліджень було встановлено, що успішна кар’єра на 85% залежить від особистих якостей людини і тільки на 15% – від її професійних навиків. Видатний  авторитет у світі бізнесу  Д. Рокфеллер говорив:

Уміння спілкуватися з людьми – такий же товар, як цукор або кава. І я готовий платити за це вміння більше, ніж за будь-який інший товар у цьому світі.

З’ясуємо насамперед зміст поняття «діловий протокол». Часто помилково вважають, що це протокол ведення зборів, нарад, конференцій або інших подібних заходів. Проте суть даного поняття інша. Діловий протокол – це певний сценарій ділових відносин, в якому враховується все: форма одягу, регламент порядку зустрічей і проводів делегацій, проведення бесід і переговорів, організація прийомів та поведінка бізнесменів під час ділової зустрічі в цілому. Кожна дія повинна бути продумана, як ходи в партії шахів, а всі учасники мають точно знати свою роль та місце, і дрібниць тут не буває.

Іншими словами,  діловий протокол – це перш за все взаємодія між статусами і певні знаки поваги, які люди повинні демонструвати відповідно до своєї ролі. В ділових стосунках діє головне правило – на першому місці статус, на  другому – вік, на третьому – гендерні відмінності. Основними етичними принципами ділового протоколу є ввічливість, тактовність, взаємоповага, гідність та порядність.

Знання та дотримання норм ділового протоколу в різноманітних формах ділової співпраці допомагає створити сприятливу атмосферу на будь-якій офіційній зустрічі та завжди має вплив на її результат.

У ділових стосунках є три головні аспекти: репутація, зв’язки та інформація. І що більшим об’ємом інформації ми володіємо, то більш грамотно можемо вибудувати наші бізнес-комунікації. Тобто, маючи певні знання, можна навчитися читати інформацію й розуміти,  хто перед вами та як із цією людиною взаємодіяти, а головне – відповідно вибудувати грамотну комунікацію, світську чи ділову. Будь-яке порушення правил може призвести до серйозних наслідків – завдати шкоди іміджу й авторитету компанії.

Досвід показує, що для налагодження нормальних відносин із діловими партнерами далеко не достатньо обізнаності лише в комерційних питаннях і правових нормах. Важливим також є дотримання певних протокольних правил і звичаїв. Особливо багато деталей та тонкощів виникає при проведенні переговорів з іноземними партнерами.  Вирішити такі питання допомагає чітке планування переговорного процесу та знання основ ділового протоколу. Також надзвичайно важливо знати особливості культури, традицій та правил хорошого тону країн, звідки до вас приїжджають ділові партнери, або країн, до яких збираєтесь ви.

До прикладу, якщо хочете подарувати сувенір, передати документи чи візитну картку в  країнах, де сповідують іслам, ніколи не робіть цього лівою рукою, там її вважають «нечистою». Для бізнесменів з арабських країн характерним є почуття власної гідності, повага та коректне ставлення до колег. Перед тим, як повідомити думку стосовно того чи іншого питання, вони демонстративно порадяться та висловлять колективне бачення, тим самим намагаючись встановити на перемовинах атмосферу взаємної довіри. Втім, часом ви можете не отримати чітко визначених відповідей. Замість «так» або «ні» говорять «Іншалла» або «Машалла» («Дай Боже» / «Не дай Боже»). Однією з основних умов досягнення успіху у перемовинах з арабами є повага до місцевих традицій, адже під час вирішення будь-якої проблеми вони постійно звертаються до свого коріння. Основна риса їх поведінки – опора на історичні традиції своєї країни.

А в США у людях цінують відкритість та чесність, швидко переходять до суті справи, не витрачаючи часу на формальності. Не люблять перерв у бесіді, цінують пунктуальність, завжди вчасно приходять на призначену зустріч, вважаючи, що  спізнення неприпустимі й не можуть бути виправданими. Вони люблять ризикувати та не терплять некомпетентності.

Німці на ділових зустрічах завжди поводяться дуже стримано та офіційно й тому можуть здатися недружелюбними. Перемовини зазвичай ведуть за участі одного або декількох партнерів. Всі зустрічі призначають завчасно, завжди  ретельно пропрацьовують свою позицію до та під час процесу. Питання люблять обговорювати послідовно, одне за одним. З недовірою сприймають які-небудь незаплановані справи: у них складається враження, що ви дієте непослідовно загалом. Також, німці дуже відповідальні й наполягають на жорсткому виконанні прийнятих домовленостей та за умови виплати високих штрафів у випадку їх невиконання. Німецькі бізнесмени досить чіткі у виборі одягу, основний діловий дрес-код у них – строгий діловий костюм та взуття, підібране в тон.

Іспанські бізнесмени, на відміну від німців – щирі, сердечні, відкриті, мають чудове почуття гумору та вміння працювати в команді. Перемовини з іспанськими підприємцями зазвичай протікають менш динамічно, ніж, скажімо, з американськими. Вони неабиякі любителі багатослівних дискусій, тому регламенту дуже часто не дотримуються. Сієста для них – святе, тому на цей час ніяких зустрічей не призначають, переговорів не ведуть. Іспанці судять про незнайомців з одежі; вони гідно оцінять бездоганний зовнішній вигляд ділового партнера.

А комунікабельні італійці надають перевагу діловим стосункам з людьми свого статусу. Важливе значення вони надають неформальним контактам. На їх думку, на неофіційній зустрічі можна більш вільно висловити критичні зауваження з приводу ділових пропозицій партнера, не образивши його.

Однією з особливостей ділового спілкування з французами є обговорення важливих справ під час трапези. Діловий обід може тривати півтори-дві години. Бути запрошеним на вечерю діловим партнером – велика честь. Вам слід прибути на 15 хвилин пізніше зазначеного часу, адже пунктуальність не характерна для французів. А от обережність, ґрунтовність та досконале вивчення всіх аспектів і наслідків від отриманих пропозицій найбільш властиві бізнесменам із Франції. Вони досить жорстко ведуть перемовини, використовуючи різні засоби та прийоми, витончено відстоюють свої інтереси. Втім, якщо ви підпишете контракт із французами, то переконаєтеся в тому, як коректно й точно він сформульований. Також пам’ятайте, що французи – неабиякі патріоти своєї культури й мови, тому на перемовинах вельми бажано використовувати саме французьку.

Щодо англійців, то найсильнішою рисою їх характеру прийнято вважати почуття справедливості. При веденні справ вони опираються на віру в чесність і порядність ділового партнера та вкрай негативно реагують на будь-які прояви хитрощів. Із повагою ставляться до співрозмовника та оминають категоричні твердження. Проте, як від себе, так і від партнерів вони вимагають безкомпромісного дотримання встановлених  правил та законів.

А тепер головне: під час перемовин із представниками Заходу та Сходу ніколи не слід вдаватися до хитрощів, як інколи дозволяють собі наші громадяни: наприклад, кажуть, що хтось пропонує їм більш вигідну угоду. В серйозних колах це вважають шантажем та нетактовністю. Прийнято думати, що кожен має право сам обирати найбільш вигідного партнера, але повинен робити це достойно, не ображаючи інших.

Пам’ятайте, що правила ділового протоколу не є священними. Вони постійно змінюються, враховуючи звичаї і традиції різних народів та віянь часу. Не змінюється лиш одне – повага та дружні відносини між учасниками протоколу як основна умова переговорів. Діловий протокол не такий точний і сухий, як може здатися на перший погляд: у ньому є місце і експромту, і живому спілкуванню. Як і в багатьох інших випадках взаємодії між людьми, в ділових стосунках головне – прояв щирих, гуманних, теплих почуттів до співрозмовника. Вміння висловити вдячність за спілкування і увагу цінуються значно більше, ніж холодне дотримання протокольних норм.

Володіючи тонкощами ділового  протоколу та етикету, ми можемо вирішувати, як поводитися, що одягати і як спілкуватися в тій чи іншій ситуації. Є правила, та є і здоровий глузд, про який не слід забувати, як і про завдання, що перед нами стоять.

Стаття опублікована в журналі МІСТО № 8

*Передрук матеріалу дозволяється тільки за погодженням з редакцією.