Архівування первинних документів в програмі Медок

У програмному комплексі Медок реалізована можливість створення архіву документів. Це дозволяє зменшити обсяг даних, які обробляються програмою, і прискорити її роботу. Далі детально розглянемо, як створити архів і архівувати первинні документи. А якщо ви ще не підключилися до ЕДО і вибираєте найбільш відповідну програму, то можете купити Медок https://ukrzvit.ua/m_e_doc у компанії UKRZVIT .

Як створити архів

Зверніть увагу! Документи, які були перенесені в архів, видаляються з бази даних програми і зберігаються на жорсткому диску комп’ютера в архівних файлах. Видалення файлу архіву з диска ПК призведе до втрати даних про архівовані документи.

Для створення архіву:

1. Перейдіть в розділ «Первинні документи» і відкрийте «Реєстр первинних документів».
2. Виділіть документи, які необхідно архівувати у контекстному меню, викликаному правою кнопкою миші, натисніть «Помістити в архів».
3. Програма попередити про те, що які дії з документами будуть обмежені. Вам потрібно буде підтвердити переміщення.

Щоб подивитися загальну кількість документів в стані обробки «Архів», виберіть відповідний фільтр і натисніть «Показати».

Для налаштування архівації перейдіть в розділ «Адміністрування», виберіть «Архівування документів». Увімкніть архівування, встановивши опцію «Архівація періодів». В поле «За періодом» у випадаючому списку виберіть період, за який будуть створюватися архівні файли – місяць, квартал, рік.

В поле «Шлях збереження архіву» вкажіть каталог на жорсткому диску комп’ютера, в якому будуть зберігатися архівні документи.

Для створення архівів натисніть кнопку «Почати архівування». Спливе вікно з попередженням, що до архівних баз будуть переміщені всі документи з реєстру первинних документів, які мають стан обробки «Архів», а також що документи будуть розподілені по періодами відповідно до обраних налаштувань. Натисніть «Ок», щоб підтвердити дію. Після завершення архівування буде відображено протокол виконання операції.

У розділі «Документи» вказано діапазон дат виписки документів, які зберігаються в файлі архіву. Для видалення архіву зі списку, виберіть відповідний рядок і натисніть кнопку «Видалити». Підтвердіть операцію у спливаючому вікні.

Додавання архівів для перегляду в програмі здійснюється при натисканні кнопки «Додати існуючий». У вікні, виберіть потрібний архів і клацніть «Відкрити». Зверніть увагу, що додати можна архів, який зберігає документи з кодом ЄДРПОУ поточного підприємства. Якщо встановлена опція «Архівування періодів», то документи, для яких встановлено стан обробки «Архів», автоматично переносяться в архівний файл після виконання команди «Помістити в архів».

Заключним кроком знову перейдіть в розділ «Первинні документи», відкрийте «Реєстр первинних документів». Документи, що знаходяться в файлах архівів, відзначені галочками в колонці «Архів». Налаштуйте фільтр на відповідний період. Виділіть необхідні документи і натисніть «Перемістити в Архів». Вибрані файли будуть автоматично перенесені в архівний файл.